DIANA PAOLA BERMUDEZ PINTO
LUZ DARY CORREA JAIME
ELIANA PAOLA COTRINA OLIVARES
XIOMARA MOROS
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
No. 158, 2011
Andrea Rodríguez
Consultora de Sistemas de Gestión, CEGESTI
En los últimos años ha venido aumentando el número de empresas que se encuentran en vías de implementar o ya certificadas en sistemas de gestión ambiental con base en la norma ISO 14001.
El presente artículo presenta una serie de sugerencias y recomendaciones para desarrollar e implementar dos de los requisitos de esta norma: objetivos, metas y programas (4.3.3) y controles operaciones (4.4.6), de forma que pueda servir de referencia para aquellas empresas en proceso de implementar/certificar un sistema de gestión ambiental o para las que consideren hacerlo en un futuro.
A manera de introducción, podemos decir que el primer paso que deben dar las empresas es identificar todos los aspectos ambientales relacionados con sus actividades, productos o servicios; y una vez hecho esto, se deben evaluar para determinar la significancia de su impacto en el medio ambiente.
Es así como estos dos requisitos de ISO 14001 solicitan que para demostrar una mejora en el desempeño ambiental de la empresa, se establezcan objetivos y metas que se implementen a través de programas de gestión para algunos de los aspectos ambientales significativos. Además, se debe mantener el compromiso de prevenir la contaminación mediante controles operacionales para todos los aspectos ambientales significativos y otros (no significativos) que la empresa considere pertinentes, y de que estos controles sean monitoreados para verificar su eficacia, tal y como se muestra en la figura 1.
Objetivos, metas y programas
En el planeamiento de un programa de gestión ambiental, la norma ISO 14001 indica que se deben tomar en cuenta los siguientes insumos:
- Los aspectos ambientales significativos identificados en las diferentes actividades de la empresa.
- Los requisitos legales aplicables en materia ambiental.
- Los recursos financieros, operacionales y administrativos disponibles en la empresa.
- La tecnología disponible (económicamente viable).
- La opinión de las partes interesadas.
Bajo el marco de la norma ISO 14001, es la empresa la que define sus objetivos y metas, bajo la premisa:
¿Qué queremos y podemos hacer......?
Es así como en la norma ISO 14001:2004 se define un objetivo: “fin ambiental de carácter general coherente con la política ambiental que una organización se establece”; y una meta: “es el requisito de desempeño detallado aplicable a la organización o partes de ella, que tiene su origen en los objetivos y que es necesario establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos”.
Es importante que tanto el objetivo como la meta sean consistentes con la mejora continua y el compromiso de prevención de la contaminación; además, cuando sea posible, los objetivos deben ser específicos y las metas medibles.
Una vez definidos los objetivos y metas por parte de la empresa, se deben determinar las acciones, medios, responsabilidades, plazos y recursos necesarios para poder alcanzarlos, mediante el establecimiento de un documento denominado ‘programa de gestión ambiental’.
Buena práctica: mantener el programa documentado.
Un programa de gestión ambiental puede estructurarse de la siguiente manera:
- Objetivo
- Meta
- Indicador
- Actividades (acción, responsable, recursos, fecha de cumplimiento)
- Responsable general del programa Las actividades o plan de acción deben responder a las siguientes preguntas:
- ¿Qué vamos a hacer para cumplir con la meta?
- ¿Cómo lo haremos?
Sobre todo, es importante definir tareas concretas que lleven al éxito la implementación del programa.
La asignación de responsabilidades debe enfocarse a:
- ¿Quién va a encargarse de cuál tarea?
- ¿Quién dará cuentas sobre el éxito o no de los planes?
- ¿Quién dará cuentas sobre el cumplimiento de las metas?
Buena práctica: es recomendable que las responsabilidades sean delegadas a varios colaboradores, de esta forma no se recarga el trabajo en una sola persona.
La empresa debe asegurarse la disponibilidad de los recursos o medios para alcanzar las metas:
- Tiempo
- Personal
- Entrenamiento
- Asesoría externa
- Equipo
- La fecha (plazos de cumplimiento de las actividades):
- Tiempo para la ejecución adecuada de la tarea asignada.
- La meta es concreta no solo en cuanto a su desempeño, sino también en cuanto al plazo.
Seguimiento y cierre
La clave del éxito para la implementación de un programa de gestión es el seguimiento que se realice sobre el cumplimiento del objetivo, la meta y las actividades definidas.
Este seguimiento debe realizarse sobre el cumplimiento de los objetivos y metas, y las actividades desarrolladas.
El responsable del programa de gestión debe llevar el seguimiento del avance con base en el cumplimiento de los objetivos, metas e indicadores. Es importante que se realice un análisis del comportamiento del indicador, y en caso de que no se tenga un buen desempeño de este, que se indiquen cuáles serían las acciones por tomar. En este seguimiento se pueden utilizar tablas, gráficos u otras herramientas para la recolección y muestra de los datos.
Asimismo, se debe llevar el seguimiento de acuerdo con el cumplimiento de actividades programadas, por ejemplo: si se cumplió la actividad, si se pospone para una nueva fecha, las razones del retraso, si surgen nuevas actividades y otras anotaciones que se consideren importantes para una mejor comprensión de su cumplimiento.
Buena práctica: mantener evidencia de la ejecución de las actividades y la relación entre la ejecución de actividades y el acercamiento al logro de la meta.
En un dado caso, que no se cumpla con el objetivo y la(s) meta(s), es recomendable realizar un análisis de las causas por las que no se logró y si es factible colocar una nueva fecha de cumplimiento y nuevas actividades para continuar con el programa de gestión.
Para dar por concluido el programa de gestión, el responsable debería analizar los siguientes puntos:
- Comportamiento histórico del indicador.
- Existencia de suficiente evidencia o razones que muestren que ya se cumplió con el objetivo y se logró la meta.
- Realizar un análisis costo / beneficio de lo que implicó el programa de gestión en la empresa.
Controles operacionales
El apartado 4.4.6 de la norma ISO 14001 establece como una necesidad, la planificación de las actividades incluyendo el mantenimiento, para cubrir situaciones en las que la ausencia de controles operacionales pueda llevar a desviaciones de la política, objetivos y metas ambientales; y que además, se, establezcan estos criterios operacionales en los procedimientos de trabajo.
Una empresa puede definir e implementar controles operacionales para:
- Gestionar sus aspectos ambientales.
- Asegurar el cumplimiento de requisitos legales.
- Lograr los objetivos y metas establecidos en los programas de gestión ambiental.
- Evitar o minimizar los riesgos ambientales a los cuales está expuesta.
Sin embargo, este es uno de los requisitos más difíciles de interpretar e implementar, sobre todo porque una de las principales confusiones que se da es que se definen como controles operacionales actividades relacionadas con el seguimiento y medición, por ejemplo:
Una definición correcta de control operacional para este mismo aspecto ambiental puede ser:
Este tipo de inconvenientes se manifiesta, sobre todo cuando en los procedimientos o instrucciones de trabajo se hace referencia exclusivamente a cuáles focos de emisión se miden, cómo y con qué frecuencia. Esto, no es un control operacional, sino seguimiento y medición.
Para definir un control operacional, podemos utilizar la siguiente pregunta:
¿Qué hacemos (aparte de medir) para asegurar que los aspectos ambientales significativos se muevan siempre entre los parámetros deseados?
Algunos ejemplos de controles operacionales son:
- Procedimientos operativos
- Instructivos de trabajo
- Diagramas de flujo
- Señalizaciones
- Ayudas visuales
- Muros / diques de contención
- Estaciones de recolección de residuos
Finalmente, la empresa es quien determinará el alcance necesario de controles operacionales, los cuales deben ser determinados, comunicados y documentados en los procedimientos, instrucciones de trabajo u otros documentos que se requieran. Además, la ISO 14001 pretende que este requisito se extienda a los proveedores y contratistas, de forma que no lleven a una desviación de la política ambiental.
Como conclusión, es importante señalar que la correcta identificación de los aspectos ambientales y su evaluación, asociados con los programas de gestión y los controles operacionales, son las herramientas clave para demostrar la mejora en el desempeño ambiental, de forma que cualquier aspecto considerado como significativo esté bajo control y genere alternativas de mejora que se traduzcan en objetivos y metas que queden reflejados en la política ambiental.
DEFINITION OF ENVIRONMENTAL MANAGEMENT PROGRAMS AND OPERATIONAL CONTROLS UNDER THE ISO 14001 APPROACH
No. 158, 2011
Andrea Rodriguez
Management Systems Consulting, CEGESTI
In recent years there has been increasing the number of companies that are in the process of implementing or already certified environmental management systems based on ISO 14001.
This article presents a series of suggestions and recommendations to develop and implement two of the requirements of this standard: objectives, goals and programs (4.3.3) and controls operations (4.4.6), so that it can serve as a reference for those companies in the process of implementing / certify an environmental management system or to consider doing so in the future.
By way of introduction, we can say that the first step for companies is to identify all environmental aspects related to its activities, products or services, and once done, should be evaluated to determine the significance of their impact on the environment environment.
Thus, these two requirements of ISO 14001 apply only to show an improvement in environmental performance of the company, establishing goals and objectives are implemented through management programs for some of the significant environmental aspects. Also, keep the commitment to prevent pollution through operational controls for all significant environmental aspects and others (not significant) that the company deems appropriate, and that these controls are monitored for effectiveness, as shown in figure 1.
Goals, targets and programs
In planning a program of environmental management, ISO 14001 indicates that it should consider the following inputs:
• The significant environmental aspects identified in the various activities of the company.
• The legal requirements on environmental matters.
• The financial, operational and management available on the company.
• The available technology (economically viable).
• The opinion of stakeholders.
Under the framework of ISO 14001, is the company that defines its objectives and targets, under the premise:
What do we want and we can do ......?
Thus, in the ISO 14001:2004 defines a goal: "overall environmental purpose consistent with environmental policy states that an organization" and a target, "is the detailed performance requirements applicable to the organization or parts it, which has its origin in the objectives and the need to establish and meet to achieve those goals. "
For example:
It is important that both the aim and the target are consistent with continuous improvement and commitment to pollution prevention, in addition, whenever possible, objectives should be specific and measurable goals.
Once the goals and objectives defined by the company should determine the actions, resources, responsibilities, timelines and resources needed to achieve them, through the establishment of a document called 'environmental management program. "
Good practice: keep the program documented.
An environmental management program can be structured as follows:
• Goal
• Goal
• Indicator
• Activities (action, responsibility, resources, compliance date)
• Responsible for overall program activities or action plan should answer the following questions:
• What will we do to meet the goal?
• How do we do?
Above all, it is important to define specific tasks that lead to successful program implementation.
The allocation of responsibilities should focus on:
• Who will be responsible for which task?
• Who will be accountable for the success or failure of the plans?
• Who will be accountable for meeting the goals?
Good practice: It is recommended that responsibilities are delegated to several employees, this does not work recharges in one person.
The company must ensure the availability of resources or means to achieve the goals:
• Time
• Staff
• Training
• External Advisory
• Equipment
• The date (deadlines for completion of activities):
• Time for the proper execution of the assignment.
• The goal is concrete not only in terms of performance but also on the deadline.
• Staff
• Training
• External Advisory
• Equipment
• The date (deadlines for completion of activities):
• Time for the proper execution of the assignment.
• The goal is concrete not only in terms of performance but also on the deadline.
Monitoring and closure
The key to successful implementation of a management program is monitoring undertaken on meeting the goal, the goal and the activities defined.
This monitoring should be conducted on the achievement of the objectives and goals, and activities.
The management responsible for the program must keep track of progress based on achievement of the objectives, targets and indicators. It is important to conduct an analysis of the behavior of the indicator, and if that does not have a good performance of it, indicating what action would be taken. In this track you can use tables, charts or other tools for collecting and displaying data.
Also, bring tracking compliance according to scheduled activities, for example, if the activity is completed, if postponed to a new date, the reasons for the delay, if new activities and other annotations that are considered important for a better understanding of compliance.
This monitoring should be conducted on the achievement of the objectives and goals, and activities.
The management responsible for the program must keep track of progress based on achievement of the objectives, targets and indicators. It is important to conduct an analysis of the behavior of the indicator, and if that does not have a good performance of it, indicating what action would be taken. In this track you can use tables, charts or other tools for collecting and displaying data.
Also, bring tracking compliance according to scheduled activities, for example, if the activity is completed, if postponed to a new date, the reasons for the delay, if new activities and other annotations that are considered important for a better understanding of compliance.
Good practice: maintain evidence of implementation of activities and the relationship between the implementation of activities and the approach to achieving the goal.
In a given case, failure to comply with the objective and the (s) target (s), it is advisable to perform an analysis of the reasons why it was not possible and if it is feasible to place a new compliance date, and new activities continue the management program.
To terminate the management program, the manager should discuss the following points:
• Historical performance of the indicator.
• Existence of sufficient evidence or reasons to show that already met the goal and the goal was achieved.
• Conduct a cost / benefit analysis of what the program involved in the company management.
Operational controls
Paragraph 4.4.6 of ISO 14001 establishes a need, the planning of activities including maintenance, to cover situations where the absence of operational controls can lead to deviations from the policy, objectives and targets, and that in addition, set these operating criteria in the procedures.
A company can define and implement operational controls:
• To manage its environmental aspects.
• Ensure compliance with legal requirements.
• Achieve the objectives and targets set in the environmental management programs.
• Avoid or minimize environmental risks to which it is exposed.
However, this is one of the most difficult requirements to interpret and implement, especially because a major confusion that occurs is that operational controls are defined as activities related to monitoring and measuring, for example:
A correct definition of operational control for this environmental aspect can be:
Such drawbacks are evident, especially when the procedures or work instructions referred only to what emission sources are measured, how and how often. This is not an operational control, monitoring and measuring it.
To define an operational control, we can use the following question:
What we do (other measure) to ensure that significant environmental aspects are always moving between the desired parameters?
Examples of operational controls are:
• Operating Procedures
• Work Instructions
• Flowcharts
• Signage
• Visual Aids
• Walls / dikes
• waste collection stations
Finally, the company is who will determine the necessary level of operational controls, which must be determined, communicated and documented procedures, work instructions or other documents as required. In addition, ISO 14001 is intended that this requirement be extended to suppliers and contractors, so as not to lead to a deviation from the environmental policy.
In conclusion, it is important to note that the correct identification of environmental aspects and their evaluation, associated with program management and operational controls are key tools to demonstrate the improvement in environmental performance, so that any aspect considered significant is under control and generate alternatives that result in improvement goals and objectives are reflected in environmental policy.
In conclusion, it is important to note that the correct identification of environmental aspects and their evaluation, associated with program management and operational controls are key tools to demonstrate the improvement in environmental performance, so that any aspect considered significant is under control and generate alternatives that result in improvement goals and objectives are reflected in environmental policy.
CONCLUSIONES
En conclusión, las Relaciones Públicas deben colaborar en la construcción de una nueva noción en la ciudadanía, manteniendo un enfoque a favor del medio ambiente; fomentando a las empresas a crear iniciativas que promuevan una mayor responsabilidad ambiental, favoreciendo el desarrollo y la difusión de las acciones de las empresas que se comprometen a implantar, defender y promover estas prácticas sustentables; así como informar de una manera adecuada y crear conciencia en la sociedad, para que cada individuo pueda ayudar a estas prácticas ambientalmente sustentables y no dejar en manos de altos ejecutivos o políticos las soluciones que se puedan tomar a favor del medio ambiente; por el contrario, que cada uno de nosotros implante alguna práctica para no acabarnos nuestro planeta o ayudar al aceleramiento del cambio climático.
El Medio Ambiente es la obra más grande de Nuestro Señor, es por eso que debemos cuidarla y conservarla para bien de nosotros mismos y de todos los seres vivos que habitan nuestro planeta. Causas como la destrucción de la capa de ozono, la contaminación del agua, el dióxido de carbono, acidificación, erosión del suelo, hidrocarburos clorados y otras causas de contaminación como el derramamiento de petróleo están destruyendo nuestro planeta, pero la "causa que produce las demás causas" somos nosotros mismos..., hay personas que no les importa tirar una lata en la calle o un papel, o cualquier otra cosa, sabiendo que cada vez más están contaminando el ambiente, lo correcto sería colocar la basura o los residuos en la papelera o llevarlo al basurero más cercano que se encuentre en la calle, con respecto a la contaminación del aire los conductores debería buscar la forma de que su vehículo no origine tanto dióxido de carbono, que es totalmente dañino así como también los ácidos usados para las plantas, también los insecticidas y demás sprays químicos, para la capa de ozono que es muy importante para nosotros porque nos protege de los rayos ultravioletas del sol. Mi mensaje es: "No tires basura donde no debes, mantén limpio tu medio ambiente como si fuera tu propia vida, porque lo es".
Referencias bibliográficas
CEGESTI. (2010). Taller: Definición de objetivos, metas y programas de gestión.
Corporación CYGA; ICONTEC. (2005). Implementar un sistema de gestión ambiental según ISO 14001: Guía básica para las empresas comprometidas con el futuro. Bogotá.
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